שוק המכרזים בישראל מגלגל מיליארדי שקלים בשנה, כאשר כמאה מיליארד מגיעים ממכרזים ממשלתיים והיתר מרשויות מקומיות. העיסוק בהיערכות למכרזים הפך לסוגיה מרכזית עבור עסקים רבים המבקשים להרחיב את פעילותם ולזכות בחוזים משמעותיים. במאמר שלפניכם נפרט על שלבי ההגשה למכרזים, תוך התמקדות בכלים חדשניים ופתרונות פיננסיים מתקדמים.
הערכת התאמה ויכולות
לפני שמחליטים לגשת למכרז, יש לבצע הערכה מדוקדקת של התאמת העסק לדרישות. רצוי שהערכה זו תכלול בתוכה בחינה של משאבים פנימיים, יכולות טכניות וניסיון רלוונטי. במקרים רבים, עסקים ניגשים למכרז כאשר הם לא עומדים בכל בתנאים הנדרשים. במצבים כאלה, שיתופי פעולה אסטרטגיים עם חברות שיכולות להשלים חסרים אלו, יכולים להוות פתרון אפקטיבי.
השלבים המרכזיים בדרך להצלחה במכרז
היערכות נכונה למכרז מחייבת התייחסות מעמיקה לחמישה שלבים קריטיים בתהליך:
סקירה יסודית
ראשית, נדרשת סקירה יסודית של מסמכי המכרז והבנה מלאה של דרישותיו. שלב זה כולל ניתוח מעמיק של תנאי הסף, קריטריוני ההערכה והיקף העבודה הנדרש. חשוב במיוחד לזהות את הדרישות הכספיות והתפעוליות. שכן, אלה יקבעו את היתכנות הפרויקט עבור העסק.
אינטראקציה והבהרות
השלב השני מתמקד בתקשורת אקטיבית עם הגורם המפרסם. שלב זה כולל השתתפות בסיורי קבלנים, כנסי ספקים והגשת שאלות הבהרה. במכרזי תשתית ובנייה למשל, הסיור באתר מספק תובנות קריטיות שלא ניתן להשיג מקריאת המסמכים בלבד. יצירת דיאלוג מקצועי עם מפרסם המכרז מדגים רצינות ומחויבות ומאפשר הבנה מעמיקה יותר של הדרישות והציפיות.
ניתוח מקיף ורב-ממדי
השלב השלישי מתמקד בניתוח מעמיק בשלושה מישורים:
- הניתוח הפיננסי – כולל תמחור מדויק של כל מרכיבי הפרויקט, תוך התחשבות בעלויות ישירות ועקיפות. כאן יש להביא בחשבון גם היערכות להעמדת הבטוחות הנדרשות ובחירה בפתרונות שמאפשרים גם שמירה על תזרים המזומנים של העסק, כמו לדוגמה הערבות החוץ בנקאית של אובלי.
- ההיבט המשפטי-רגולטורי – בחינה קפדנית של ההיבטים המשפטיים והרגולטורים, תוך התייעצות עם מומחים בתחום דיני המכרזים.
- הניתוח הטכני-מקצועי – הערכה מדוקדקת של היכולות המקצועיות הנדרשות והתאמתן ליכולות העסק.
גיבוש הצעה מקצועית
בשלב הרביעי מגבשים את ההצעה עצמה. זהו תהליך הדורש תשומת לב לפרטים והקפדה על כל היבט. ההצעה צריכה לשקף את היכולות המקצועיות של העסק, תוך הדגשת ניסיון רלוונטי והצגת case studies משכנעים. חשוב במיוחד להכין תקציר מנהלים ממוקד המציג את היתרונות התחרותיים באופן ברור ומשכנע.
בקרת איכות והגשה
השלב החמישי והאחרון מתמקד בבקרת איכות קפדנית ובהגשה מדויקת. זהו שלב קריטי שבו נדרשת תשומת לב מיוחדת לפרטים הקטנים ביותר. יש לוודא שכל המסמכים הנדרשים מצורפים, כל החתימות במקומן וההצעה עומדת בכל הדרישות הטכניות. בנוסף, חשוב לציין כי הגשה בזמן ובפורמט הנכון הינה קריטית להצלחה במכרז.
חדשנות פיננסית במכרזים
אחד האתגרים המשמעותיים בהתמודדות במכרזים הוא הצורך בהעמדת ערבויות. ברוב המקרים, הערבות הבנקאית הנדרשת מחייבת את העסק לנעול סכומי כסף משמעותיים בפיקדון כתנאי להנפקתה, כסף שהיה יכול לשמש להשקעות, לתשלום לספקים או לניהול השוטף של העסק.
לכן, חשוב לערוך בדיקה בנוגע לחלופות אפשריות, כמו לדוגמה ערבות אובלי. ערבות שמאפשרת לעסקים להנפיק ערבות ללא צורך בנעילה של פיקדון כספי. כך שתוכלו לשמור על תזרים המזומנים של העסק ועדיין ליהנות מאותו ביטחון מלא הנדרש לעמידה בתנאי הסף של המכרז.
יתרונות ערבות אובלי ללא פיקדון:
- ללא צורך בנעילת פיקדון
- תהליך פשוט ודיגיטלי
- ללא עמלות מעטפת
- שמירה על תזרים האשראי
טעויות נפוצות בהגשת מכרזים
על מנת להגדיל את סיכויי ההצלחה, חשוב להכיר את המכשולים העיקריים שעלולים להכשיל את ההצעה שלכם. תהליך הגשת מכרז הוא מורכב ועדין, כך שאפילו פגם קטן עלול להוביל לפסילת ההצעה כולה. ריכזנו עבורכם חמישה מוקדי כשל עיקריים שחשוב להיזהר מהם:
בחירה בכלים פיננסיים מתקדמים
בחירה בכלים פיננסיים מתקדמים כדוגמת ערבות ללא פיקדון יכולים להיות פתרון משמעותי לעסקים שאין להם תזרים מזומנים פנוי במועד המכרז, או שרוצים לגשת לכמה מכרזים במקביל וצריכים את הכסף זמין בדיוק למטרה הזו.
עמידה בדרישות הבסיס
ועדות המכרזים מקפידות במיוחד על עמידה בתנאי הסף. תופתעו לגלות כמה הצעות נכשלות עקב אי ציון פרטים רלוונטיים, גם כאשר אותם תנאים מתקיימים בפועל אך נשמטים מההצעה הסופית עקב חוסר תשומת לב. לכן, חשוב לתעד ולהציג באופן ברור ומסודר את כל האישורים, התעודות והמסמכים המעידים על עמידה בתנאי הסף.
ניהול זמן מדויק
עמידה בלוחות זמנים היא קריטית – הגשה מאוחרת ולו בדקות ספורות תיפסל על הסף, ללא קשר לאיכות ההצעה. חשוב לבנות תוכנית עבודה מסודרת עם מרווחי ביטחון משמעותיים ולקחת בחשבון עיכובים אפשריים בתהליך ההגשה.
שלמות המסמכים
תיק המכרז חייב להיות שלם ומלא. השמטה של מסמך אחד, אפילו שנראה שולי, עלולה להוביל לפסילת ההצעה כולה. מומלץ להכין רשימת תיוג מפורטת ולבצע בדיקה כפולה של כל המסמכים הנדרשים.
אסטרטגיית תמחור מאוזנת
קביעת המחיר דורשת איזון עדין. נדרש ניתוח כלכלי מעמיק המתחשב בכל העלויות, כולל התחשבות בעלויות הנדרשות להנפקת הערבויות והעמדת הביטחונות הנדרשים.
הצלחה במכרזים דורשת היערכות מקצועית ומדויקת, החל מבדיקת התאמת העסק וניתוח דרישות המכרז, דרך גיבוש הצעה מותאמת ועד בחירה בפתרונות פיננסיים חכמים כמו ערבות אובלי ללא פיקדון שמאפשרת לעסק להתמודד על יותר מכרזים במקביל, מבלי להתפשר על ביטחון או על הגמישות הפיננסית.
